CRM для проектных продаж техники

Как с помощью CRM-системы контролировать продажи, а также сроки этапов производства в сложном проектном IT-бизнесе

К нам обратился клиент из сферы продаж, проектирования и установки сложной техники:

 Один из ведущий инсталляторов решения «Умный дом» в Киеве и Украине

 Имеет штат из 30 сотрудников

 Собственный шоурум с демонстрацией возможностей системы «Умный дом»

Чем характеризуются продажи в его сфере:

 Категория клиентов – средний и премиум-cегмент

 Высокие требования к срокам выполнения проекта

 Привлечение каждого лида и каждого клиента стоит значительных средств

 Много клиентов приходит от партнеров, поэтому требуется их детальный учет и проработка

Какие бизнес-задачи хотел решить клиент:

 Прием всех заявок от клиентов

 Анализ неудачных сделок

 Наглядно видеть процесс внедрения проекта

 Отслеживать и регулировать в CRM загрузку технического персонала по проектам

 Сокращение ручного труда сотрудников

 Получение руководителем актуальной аналитики по ключевым показателям работы сотрудников

Как был построен процесс внедрения CRM-системы для нашего клиента

Разбили большой проект на несколько этапов:

1. Описание бизнес-процессов, чтобы понять в какой последовательности автоматизировать бизнес, что конкретно нужно сделать и какой это может дать результат

2. Разработка технического задания на автоматизацию бизнес-процессов продаж и внедрение CRM

3. Внедрение проекта. Использовали методологию внедрения "waterfall" (водопад): внедрение начинается сразу, по заранее запланированной в техническом задании каскадной схеме, а возможные доработки делаются после начала использования основного функционала системы

1-й этап

Изучили специфику работы компании и определили, какие бизнес-процессы будем автоматизировать

1. Опросили основных топ-менеджеров, собрали информацию о том, как сейчас происходит учет продаж и внедрение проектов
2. Описали бизнес-процессы по 2-м направлениям продаж: напрямую и через партнеров. Клиент сам описал бизнес-процессы благодаря переданной ему видеоинструкции
3. Прописали KPI для конкретных бизнес-процессов

2-й этап 

Составили подробное техническое задание, сформировали бюджет проекта

1. Менеджер по продажам провел две живые встречи: с владельцем и ведущим менеджером по продажам. Показал на конкретном примере в CRM, как упростить и автоматизировать учет продаж и проектов с помощью разбивки по стадиям и автоматическим задачам
2. Собрал основные данные и разработал техническое задание, в которое вошли: карточки лида и клиента, воронки продаж, карточки сделки (блок для продаж и блок для внедрения проектов), алгоритмы интеграции CRM
3. Провел встречу с клиентом, где было утверждено техническое задание и согласован бюджет
4. Согласовали сроки внедрения проекта, ответственных со стороны клиента
5. Подписали с клиентом договор, частью которого является техническое задание.

3-й этап  

Внедрили и протестировали проект

1. Удаленно настроили CRM-систему VTiger
2. Произвели интеграцию CRM со всеми необходимыми системами согласно технического задания
3. Протестировали работу CRM-системы самостоятельно
4. Составили алгоритм тестирования для клиента, клиент протестировал CRM по основным бизнес-процессам: продажи и производство
5. Импортировали клиентскую базу из Access в CRM

Провели обучение сотрудников клиента и организовали переход отдела продаж на работу в CRM-системе 

1. Показали менеджерам по продажам и руководителю отдела продаж, как вести работу с клиентами в CRM, как работать с задачами  а также пользоваться аналитикой
2. Ввели CRM в эксплуатацию. Сотрудники перешли к единой базе учета любых действий с клиентами в СRM вместо использования Access и GoogleDocs 

Какие результаты получил клиент после внедрения CRM VTiger:

  CRM позволила сэкономить время менеджеров – до 2,5-3 часов в неделю за счет автоматизации ручного труда

  Собрали клиентскую базу в одном месте, что обеспечит быстрый доступ к информации

  Быстрое получение отчетов владельцем компании – время сократилось до 0,5 часа в неделю