Як автоматизувати роботу бюро перекладів за допомогою CRM-системи
Узагальнюємо досвід роботи з компаніями у сфері мовних перекладів та локалізації, перед якими стояла задача автоматизації роботи за допомогою CRM-системи
Чим характерна робота бюро перекладів
- Чітке ведення замовлень на переклади та додаткові роботи
- Контроль виконавців, ступеню готовності поставлених їм завдань
- Своєчасне завершення робіт, отримання оплат від клієнтів та розрахунок з перекладачами
Які можуть виникнути задачі для автоматизації роботи компанії
- Реєструвати та керувати заявками по всіх каналах: сайт, електронна пошта, телефонія
- Зберігати всію інформацію про клієнтів, партнерів, перекладачів, нотаріусів
- Розподіляти робіту між виконавцями, відстежувати терміни готовності робіт
- Враховувати надходження коштів за виконані роботи, автоматично створювати звітні документи щодо них
- Автоматично розраховувати зарплати перекладачам за виконані переклади
- Скоротити час на рутинні операції (надсилання документів, повідомлень)
Який функціонал CRM-систем може підійти
- Єдине вікно обробки всіх звернень за різними каналами: заявки з сайту, телефонія, електронна пошта
- Клієнти - для ведення бази замовників, партнерів
- Платежі, витрати - для обліку фінансів
- Шаблони рахунків, актів – для автоматизації документообігу
- Звіти – для ведення аналітики
- Журнал записів – дозволяє:
- ставити Задачі на виконання замовлень клієнтів, призначати виконавця робіт
- встановлювати дати виконання робіт, відображати їх у Календарі
- робити Нагадування для контролю своєчасності виконання замовлень
- вести Табель робочого часу виконавця для нарахування йому зарплати
Яких результатів можна досягти внаслідок впровадження CRM-системи
- Отримувати більше замовлень, виконавши інтеграцію CRM-системи із сайтом, поштою, телефонією
- Збирати в CRM всю інформацію про клієнтів, включаючи контактну, історію взаємодії, про їх замовлення і швидко реагувати на потреби клієнтів
- Планувати та керувати навантаженням на фахівців, розподіляти їх ролі (права) у CRM
- Відслідковувати статус готовності перекладів, робити автоматичні нагадування за допомогою CRM
- Автоматизувати за допомогою CRM рутинні задачі, такі як розсилка повідомлень клієнту про статус замовлення (наприклад, на пошту або SMS)
- Інтегрувати базу перекладів та надсилати виконані замовлення прямо з CRM
- Вести в CRM звітність щодо оплати клієнтів та розрахунків з перекладачами (співробітниками та сторонніми виконавцями)
- Автоматизувати бухгалтерську звітність: створення рахунків, актів у CRM-системі
- Отримувати в CRM аналітику роботи компанії, контролювати KPI співробітників
Як ми зазвичай вибудовуємо роботу із впровадження CRM-системи
Вивчаємо специфіку компанії
- Проводимо зустріч з керівниками та провідними спеціалістами, вивчаємо інформацію про те, як зараз побудовані бізнес-процеси компанії
- Складаємо нові бізнес-процеси з урахуванням автоматизації компанії
- Показуємо на конкретному прикладі в CRM, як спростити та автоматизувати роботу компанії
- Узгоджуємо з замовником основні дані для розробки технічного завдання
Складаємо технічне завдання
- Розробляємо технічне завдання, що включає алгоритми автоматизації та функціонал CRM-системи
- Проводимо зустріч із клієнтом, де затверджуємо технічне завдання та погоджуємо бюджет проекту
- Визначаємо спільно з клієнтом терміни впровадження проекту, відповідальних з боку клієнта
- Підписуємо договір, частиною якого є технічне завдання
Впроваджуємо та передаємо CRM в експлуатацію
- Налаштовуємо CRM-систему, включаючи інтеграцію з усіма необхідними системами відповідно до технічного завдання
- Тестуємо роботу CRM-системи самостійно
- Складаємо алгоритм тестування для клієнта, клієнт тестує CRM
- Проводимо навчання співробітників клієнта та організуємо перехід компанії на роботу в CRM-системі
- Надаємо технічну підтримку: продовження ліцензій, консультації, модернізація CRM під нові задачі клієнта
На закінчення
Якщо Ваші вимоги виходять за межі викладеного, ми готові до Ваших запитів, щоб налаштувати функції CRM-системи під конкретні бізнес-процеси та задачі Вашої компанії