Як автоматизувати робочі процеси в дитячому центрі, садочку за допомогою CRM-системи
Об'єднуємо досвід роботи з дитячими освітніми закладами, перед якими стояло завдання автоматизації роботи за допомогою CRM-системи
Чим характерна робота дитячого центру, садка або організації схожого типу
- Основний тип робочого процесу — проведення занять, заходів у групах або індивідуально
- Необхідно планувати освітній процес і контролювати його проходження
- Постійно підтримувати зв'язок із батьками, які є Вашими клієнтами
- База даних має містити докладні й актуальні відомості про дітей та їхніх батьків
- Важливість своєчасної оплати за послуги
Які можуть виникнути задачі для автоматизації роботи закладу
- Ведення зручної бази дітей і батьків
- Керування новими заявками на послуги, контроль заявок на всіх рекламних каналах, інтегрованих з CRM-системою
- Підвищення рівня сервісу: обробка звернень батьків і своєчасне реагування, збереження історії звернень та дій за ними
- Відстеження платежів за виконувані послуги
- Оптимізація роботи з клієнтами завдяки впровадженню типових дій для персоналу дитячого закладу
- Ведення звітності за всіма типами послуг
Який функціонал CRM-систем може підійти
- Контакти — для зберігання інформації про дітей і батьків, керування відношеннями з батьками
- Картка дитини — містить всю інформацію про дитину (включаючи фото та копію свідоцтва про народження), тариф для оплати садочка, відомості про відвідуваність та оцінювання
- Картка та особистий кабінет батьків — у ньому відображаються їхні діти з можливістю перегляду інформації, календаря відвідуваності та оцінювання
- Білінг — створює та додає рахунки в особистий кабінет батьків для оплати за обраним тарифом
- Єдине вікно обробки заявок нових клієнтів на надання послуг за всіма каналами: месенджери, соцмережі, заявки з сайту, телефонія, електронна пошта, чати
- Сервісний модуль — для оброблення запитів і звернень батьків, швидких відповідей на їхні вимоги
Яких результатів можна досягти внаслідок впровадження CRM-системи
- Систематизувати роботу з наявними клієнтами, зберігаючи й оновлюючи інформацію про дітей і батьків в одній базі, проводити маркетингові кампанії
- Автоматизувати роботу з новими клієнтами, зберігати інформацію про кожну дію, по кожному рекламному каналу
- Автоматизувати роботу із запитами батьків, забезпечити їхнє швидке й ефективне виконання
- Відстежувати проходження оплат
- Скоротити частку ручної праці працівників і підвищити ефективність під час виконання ними своїх дій і під час комунікації з клієнтами — завдяки автоматизації типових задач
Як ми зазвичай вибудовуємо роботу з впровадження CRM-системи
Вивчаємо специфіку організації
- Проводимо зустріч із керівниками та провідними фахівцями, вивчаємо інформацію про те, як зараз побудовані робочі процеси організації
- Складаємо нові робочі процеси з урахуванням автоматизації закладу
- Показуємо на конкретному прикладі в CRM, як спростити й автоматизувати роботу організації
- Погоджуємо з замовником основні дані для розроблення технічного завдання
Складаємо технічне завдання
- Розробляємо технічне завдання, що містить алгоритми автоматизації та функціонал CRM-системи
- Проводимо зустріч із клієнтом, де затверджується технічне завдання та погоджується бюджет
- Визначаємо спільно з клієнтом терміни впровадження проекту, відповідальних із боку клієнта
- Підписуємо договір, частиною якого є технічне завдання
Впроваджуємо та передаємо CRM в експлуатацію
- Налаштовуємо CRM-систему, включно з інтеграцією з усіма необхідними системами згідно з технічним завданням
- Тестуємо роботу CRM-системи самостійно
- Складаємо алгоритм тестування для клієнта, клієнт тестує CRM
- Проводимо навчання працівників клієнта та організуємо перехід компанії на роботу в CRM-системі
- Надаємо технічну підтримку: продовження ліцензій, консультування, модернізація CRM під нові задачі клієнта
На закінчення:
якщо Ваші вимоги виходять за рамки викладеного,
ми готові до Ваших запитів, щоб налаштувати функції CRM-системи
під конкретні бізнес-процеси та задачі Вашої організації
