CRM для проектних продажів техніки

Як за допомогою CRM-системи контролювати продажі, а також терміни етапів виробництва у складному проектному IT-бізнесі

До нас звернувся клієнт зі сфери продажу, проектування і встановлення складної техніки:

 Один із провідних інсталяторів рішення «Розумний дім» у Києві та Україні

 Має штат із 30 співробітників

 Власний шоурум із демонстрацією можливостей системи «Розумний дім»

Чим характерні продажі у його сфері:

 Категорія клієнтів – середній та преміум-сегмент

 Високі вимоги до термінів виконання проекту

 Залучення кожного ліда та кожного клієнта коштує значних вират

 Багато клієнтів приходить від партнерів, тому потрібні їх детальний облік та опрацювання

Які бізнес-задачі хотів вирішити клієнт:

 Прийом усіх заявок від клієнтів

 Аналіз невдалих угод

 Наочно бачити процес впровадження проекту

 Відстежувати та регулювати в CRM навантаження технічного персоналу у проектах

Зменшення ручної праці співробітників

 Отримання керівником актуальної аналітики за ключовими показниками роботи працівників

Як було побудовано процес впровадження CRM-системи для нашого клієнта

Розбили великий проект на кілька етапів:

1. Опис бізнес-процесів, щоб зрозуміти, в якій послідовності автоматизувати бізнес, що конкретно потрібно зробити і який це може дати результат

2. Розробка технічного завдання на автоматизацію бізнес-процесів продажів та впровадження CRM

3. Впровадження проекту. Використовували методологію впровадження "waterfall" (водоспад): впровадження починається відразу, за заздалегідь запланованою в технічному завданні каскадною схемою, а можливі доопрацювання робляться після початку використання основного функціоналу системи

1-й етап

Вивчили специфіку роботи компанії та визначили, які бізнес-процеси автоматизуватимемо

1. Опитали основних топ-менеджерів, зібрали інформацію про те, як зараз відбувається облік продажів та впровадження проектів
2. Описали бізнес-процеси за 2-ма напрямками продажів: напряму і через партнерів. Клієнт сам описав бізнес-процеси завдяки переданій йому відеоінструкції
3. Прописали KPI для конкретних бізнес-процесів

 2-й етап 

Написали докладне технічне завдання, сформували бюджет проекту

1. Менеджер з продажів провів дві живі зустрічі: з власником та провідним менеджером з продажів. Показав на конкретному прикладі в CRM, як спростити та автоматизувати облік продажів та проектів за допомогою розбивки за стадіями та автоматичних задач
2. Зібрав основні дані та розробив технічне завдання, до якого увійшли: картки ліда та клієнта, воронки продажів, картки угоди (блок для продажу та блок для впровадження проектів), алгоритми інтеграції CRM
3. Провів зустріч із клієнтом, де було затверджено технічне завдання та погоджено бюджет
4. Узгодили терміни впровадження проекту, відповідальних з боку клієнта
5. Підписали з клієнтом договір, частиною якого є технічне завдання

3-й етап  

Впровадили та протестували проект

1. Віддалено налаштували CRM-систему VTiger
2. Зробили інтеграцію CRM з усіма необхідними системами відповідно до технічного завдання
3. Протестували роботу CRM-системи самостійно
4. Склали алгоритм тестування для клієнта, клієнт протестував CRM за основними бізнес-процесами: продажі та виробництво
5. Імпортували клієнтську базу з Access у CRM

Провели навчання співробітників клієнта та організували перехід відділу продажів на роботу в CRM-системі

1. Показали менеджерам з продажів та керівнику відділу продажів, як вести роботу з клієнтами в CRM, як працювати із задачами, а також користуватися аналітикою
2. Ввели CRM в експлуатацію. Співробітники перейшли до єдиної бази обліку будь-яких дій із клієнтами у СRM замість використання Access та GoogleDocs

Які результати отримав клієнт після впровадження CRM VTiger:

  CRM дозволила заощадити робочий час менеджерів - до 2,5-3 годин на тиждень за рахунок автоматизації ручної праці

  Зібрали клієнтську базу в одному місці, що забезпечить швидкий доступ до інформації

  Швидке отримання звітів власником компанії – час скоротився до півгодини на тиждень